Sinds zijn aanstelling als directeur van het Nederlandse deel van Vandeputte Medical hanteert Ton Grimminck een nieuw organiserendenkwijze, waarbij de medewerkers de ruimte krijgen om hun talenten te ontwikkelen. Toen hij de kans kreeg om leiding te geven aan de totale Benelux-organisatie, waaronder ook een vestiging in België valt, wilde Grimminck het grootser aanpakken.

Vandeputte Medical, specialist op het gebied van bedrijfshulpverlening, spoedeisende hulpverlening en brandweer- en politieproducten, veranderde niet alleen van productleverancier naar dienstenleverancier, maar ging ook organisatorisch volledig op de schop. Van hiërarchie naar zelforganisatie. En dat is best een klus voor een bedrijf dat al ruim 45 jaar bestaat.

Grimminck schakelde hulp in en interviewde alle medewerkers over de mate van tevredenheid en eventuele knelpunten. “Daar rolde een kernteam uit dat aan de slag is gegaan met een organisatiedesign”, vertelt Grimminck. “Het team kreeg twee tot drie maanden de tijd om op basis van een aantal uitgangspunten de nieuwe manier van organiseren vorm te geven.” Na goedkeuring van de aandeelhouders en de rest van de organisatie is de nieuwe manier van werken op 1 februari 2016 ingevoerd.

Een overkoepelend strategieteam

Het kernteam ontwierp gespecialiseerde klantenteams, zodat klanten precies weten waar ze moeten zijn. In zo’n team zit iedereen die nodig is om een klant volledig te kunnen bedienen. Grimminck: “Het klantenteam Professional Medical Aid begeleidt bedrijven op het gebied van hulpverlening, zoals de BHV-inrichting en EHBO-materialen. Het klantenteam Emergency Medical Services adviseert bij de inrichting van ambulances over onder meer benodigde materialen en voorraadbeheer.” Ieder klantenteam werkt samen met de ondersteunende teams, zoals Inkoop, Logistiek en Finance. In het strategieteam komt iedereen samen. “De teamleden van het strategieteam zijn afgevaardigden van de klantenteams en ondersteunende teams uit België en Nederland en de directie”, legt Grimminck uit.

In de organisatiehandleiding staat ook de verdeling van macht beschreven. “Daar zijn we best ver in gegaan. Waar gaat het strategieteam over? Wat mag een klantenteam besluiten? Wat is de macht van de directie en de aandeelhouders? Iedereen weet van elkaar waar zijn of haar verantwoordelijkheden liggen.” Volgens Grimminck geeft dat kaders en schept het duidelijkheid.

De pleziermeter

De medewerkerstevredenheid staat bij Vandeputte Medical hoog in het vaandel. Aan de hand van een ‘pleziermeter’ wordt gepeild of de medewerkers gelukkig zijn. “Wekelijks sturen we een mailtje met daarin twee vragen die de medewerkers anoniem mogen beantwoorden, zoals ‘ga je met plezier naar je werk?’ en ‘ben je trots op het bedrijf?’” Na zes weken worden de vragen weer opnieuw gesteld, om de antwoorden te kunnen vergelijken met de eerste reeks. De resultaten worden transparant gedeeld in de hele organisatie en mogelijke verbeterpunten worden in het strategieteam besproken, maar het is uiteraard de bedoeling dat de teams hierover zelf met elkaar in gesprek gaan. “We hebben gesteld dat de teams heilig zijn, dus dan moeten ze ook zelf een eventueel probleem kunnen oplossen.”

Drang naar informatie

Veel medewerkers moeten nog wennen aan de nieuwe manier van werken, merkt Grimminck. “Vooral de Belgische collega’s moeten wennen aan de vrijheid en de nieuwe verantwoordelijkheden, omdat zij altijd aan de hand van een zeer hiërarchisch model hebben gewerkt.” Voor de leidinggevende medewerkers die al jarenlang bij Vandeputte Medical werken was het vooral moeilijk om ineens geen functiemacht meer te hebben. “Maar men ervaart inmiddels dat leiderschap zonder functiemacht ook heel goed mogelijk is.”

Voor Grimminck zelf is het soms lastig om het proces van zijn medewerkers te laten gaan. “In het begin had iedereen een enorme drang naar informatie en moest alles continu afgestemd worden. De Belgische ploeg kwam dan naar Nederland voor overleg en andersom. Dat heb ik laten gebeuren en uiteindelijk ziet iedereen vanzelf wel in dat het niet handig is.”

Geen functies meer

Vandeputte Medical is al een heel eind, maar Grimminck heeft nog genoeg plannen voor de toekomst. “We sturen en reageren nu nog op de dingen die minder goed gaan en doen nog te weinig met de dingen die goed scoren.” Daarnaast is het de bedoeling dat de functies van medewerkers binnenkort vastgelegd worden in een rolomschrijving, maar dat valt nog niet mee. “De afgelopen maanden is iedereen druk geweest met zijn of haar eigen rol, maar het is allemaal nog heel erg beschreven vanuit hoe het was. Ik wil nog beter weten wat ze willen, waar ze goed in zijn en wat ze leuk vinden. Zo vinden we met elkaar een rol die optimaal is voor de organisatie én de medewerker.”

Bron: www.nieuworganiseren.nu